Inmiddels zijn we erg gewend geraakt aan het e-mailen en weet ‘de jeugd van tegenwoordig’ waarschijnlijk niet eens beter dan dat je even een e-mailtje verstuurd. Maar ondanks dat steeds meer mensen opgroeien met computers is het e-mailen en de regels die hierbij horen niet altijd vanzelfsprekend.

Of het nu om privé e-mails gaat of om nette zakelijk e-mails, dit zijn echt ergenissen of fouten uit de praktijk die je moet zien te voorkomen. Want als je de volgende fouten begaat krijg je toch echt een keer een minder vriendelijke e-mail terug. Bij ons in ieder geval wel

1. Overmatig gebruik van hoofdletters

Niet iedereen heeft hier last van maar velen zullen het met mij eens zijn: Als er iets vervelend is, is dat een e-mail geschreven in hoofdletters. Dit lees je namelijk als schreeuwen. Wanneer je dus een hele zin of e-mail met de toets ‘caps lock’ aan schrijft en geen zin hebt om dit aan te passen, denk hier dan nog even goed over na voor dat je het verstuurd. Er is een grote kans dat de persoon wat kortaf reageert. En als je in hoofdletters naar een klant stuurt kan dit zelfs helemaal verkeerd overkomen, vooral met offertes.

2. Onderwerp kort (niet te kort) en bondig

Een onderwerp van een e-mail dient kort aan te geven waar  de e-mail over zal gaan… dit betekent niet dat na dit onderwerp je e-mail ten einde is. Zet dus niet in het onderwerp ‘Ik zal wel de cake maken voor de verjaardag, maar koop jij dan het kado’. Want je hebt grote kans dat de e-mail te lang is om het hele onderwerp te laten zien in de inbox, vervolgens krijgt de persoon een lege e-mail te zien en kijkt hij mogelijk niet meer in het onderwerp. Of de e-mail komt in de spam terecht. Naast het feit dat het gewoonweg irritant is dat je niet de moeite hebt genomen om even een kleine e-mail te maken, maar goed, daar gaat het nu niet om.

Het komt overigens ook voor dat er überhaupt geen onderwerp wordt ingevuld, dit kan je ten eerste een ticket naar de spambox op leveren, maar kan er ook voor zorgen dat mensen je e-mail niet snel in zien omdat ze zo’n 30 mailtjes ‘s ochtends door moeten en die van jou het minst opvalt. En jouw e-mail is uiteraard eigenlijk de belangrijkste, toch?

3. Bijlage vergeten

Wanneer je in je e-mail het over een bijlage hebt, zorg dan altijd….. dat er ook een bijlage in de e-mail zit. Niets is zo gênant om daarna nog te moeten e-mailen ‘En hierbij nog de bijlage’.  Het komt zelfs vaak genoeg voor dat ik bij die tekst dan weer geen bijlage krijg. De derde e-mail is meestal ‘Zeg maar niets’ .. met bijlage

Tip: Wil je een bijlage meesturen, voeg deze dan eerst toe voordat je aan de tekst begint. Zorg ook dat de bijlage niet groter wordt dan 10MB en gebruik anders WeTransfer.

4. Gebruik wél een aanhef

Een aanhef gaat in de e-mail anders dan in een brief… dit betekent echter niet dat je de hele aanhef standaard kan overslaan. Vooral wanneer je met klanten e-mailt is dit niet professioneel.

Overigens hoef je niet het hele adres, datum en onderwerp in de e-mail te plaatsen voordat je ook daadwerkelijk met de tekst begint… het is geen brief, maar het is ook geen post-it briefje. Dus gebruik een normale aanhef, gewoon zoals het hoort.

5. E-mailen dat je wilt bellen

E-mail nooit maar 2 regels waarbij de 2de regel gelijk is ‘Bel maar even zodat ik kan vertellen wat we precies willen’… E-mail dan niet en bel gewoon gelijk. Nu geef je mij extra werk en ik weet niet eens waarvoor. Onze generatie is niet zo zeer lui.. we zijn selectief in tijdsbesteding

Wat al helemaal niet kan is 2 seconden nadat je op ‘Verzenden’ klikt er achter aan bellen of je de e-mail al gelezen hebt. Natuurlijk heb ik je e-mail nog niet gelezen, ik moest de telefoon op nemen…

6. Per ongeluk versturen (CTRL Enter)

Dit is de meest gevaarlijke toets in Outlook. Stel, je bent nog midden in je e-mail maar je bent wat boos en er staan nog wat zinnen in die je later moet aanpassen….. en dan klik je op CTRL Enter… en wordt je e-mail al verzonden. Pijnlijk.

Hier zijn wat tips om dit te voorkomen.

• Zet nooit het e-mailadres al in de ‘Aan’ als je een belangrijke e-mail gaat typen
• Zet de CTRL Enter uit in Outlook door bij Opties te zoeken naar het E-mail gedeelte, Bericht verzenden. Hier staat de optie CTRL + ENTER verzendt een bericht, deze moet je uitvinken.
• In Gmail is via Google Labs een optie aan te zetten waardoor je 20 seconden bedenk tijd hebt en de e-mail nog kunt terughalen. Zet deze gelijk aan!

7. Fouten in E-mail Mailings

Een e-mail nieuwsbrief versturen naar duizenden mensen is altijd spannend. Zorg echter wel dat je het altijd volgens de regels doet en zonder fouten. Deze laatste 2 punten gaan niet altijd goed.

Zo kreeg ik ooit een e-mail van een webshop waar ik ooit een jaar terug iets had gekocht. Ik kan mij niet herinneren dat ik me heb opgegeven voor de nieuwsbrief maar wanneer iemand in de nieuwsbrief zet dat het absoluut geen spam is en volgens de laatste ‘wetten’ is gemaakt, maar de nieuwsbrief vervolgens geen afmeldmogelijkheid heeft… maakt het van mij toch geen gezellige klant.

Een ander leuk voorbeeld van een pijnlijke fout is een e-mail versturen met een offerte waarbij je zoveel korting krijgt dat het gratis is! Wel natuurlijk die 0 euro zo spoedig mogelijk overmaken. Deze fout was meer schattig

Spelfouten kunnen ook voor pijnlijke momenten zorgen, vooral als het naar 50.000 man wordt verstuurd… gebruik altijd nog even een spellingscontrole en laat een collega het even nalezen.

Wat leren we hiervan? Lees altijd je nieuwsbrief na, verstuur minstens 3 keer een test en vraag altijd anderen de nieuwsbrief ook te testen. En zorg dat al je e-mailadressen in je mailinglijst zich ook echt hebben opgegeven en dit hebben bevestigd.

Een ander punt is nog de mailing versturen door iedereen in de BCC te zetten. Je hebt hier gewoon programma’s voor of modules in een CMS. Als bedrijf raad ik je aan sowieso niet vanuit bijvoorbeeld Outlook grote mailings te versturen.

8. Reageer niet met alleen Ja

Een compleet onduidelijk antwoord sturen, daar heeft niemand wat aan en toch komt het vaak genoeg voor. Vooral bij meerdere vragen is een ‘Ja’ niet voldoende. Er stonden 3 vragen, zijn deze dan allemaal beantwoord met ‘Ja’? Dit kost je een hoop e-mails om duidelijk te krijgen.

9. Doorstuur e-mails

Als er iets is wat je altijd irriteert is dat ongewenste e-mails van vage kennissen… de bekende doorstuur e-mails. Met teksten als ‘Bekijk deze powerpoint’ met in de mail jarenlange adressen van duizenden mensen die ook al dit lot van deze mail krijgen zijn ondergaan. Maar dat zijn nog niet de ergste… het allerirritantste zijn diegenen die je ‘bang’ proberen te maken, je je grote liefde laten ontmoeten of een schuldgevoel moeten geven. Want als jij deze e-mail hebt uitgelezen ga je dood, gaat over 10 seconden de telefoon, heb je gelijk de ware ontmoet (altijd handig), of kijken er heeel hongerige kindjes naar je en als jij niet snel geld over maakt valt er een groot beeld op je hoofd! …. Goed, wat doe je bij dat soort e-mails… klik eens op Shift Delete

Ps. Als je een mailtje doorstuurt, druk dan wel op het doorstuur-knopje en niet op het antwoord-knopje. Regelmatig krijgen zien we een antwoord op een nieuwsbrief binnenkomen met de tekst:

Daar is ie weer!

Kus

10. Handtekening problemen

De handtekening in Outlook blijkt toch altijd weer een grote uitdaging voor mensen. Vaak komen er logo’s, linkjes en andere afbeeldingen in voor. En wanneer het niet helemaal netjes wordt gemaakt wordt alles ook nog eens standaard als bijlage mee gestuurd.

11. Reply All

Dit spreekt eigenlijk voor zich, maar als iemand naar al zijn vrienden ‘Ons zoontje is geboren’  stuurt is dat natuurlijk hartstikke leuk… als ik dan daarna 40 e-mails krijg met gefeliciteerd… krijgt diegene met het lieve schattige baby’tje toch een iets minder groot cadeau. Advies: gebruik alleen ‘reply all’ als het ook iedereen aan gaat.

12. Briefpapier of bewegende Smiley’s

Ooit in den beginne was er zoiets als briefpapier voor e-mails. Het werd als mooi beschouwd met lieve vlindertjes of blaadjes. Gezien de e-mail de brief helemaal zou gaan vervangen was briefpapier ook echt nodig, het liefst met een geurtje erop
Uiteindelijk kwam er spam, mobiele telefonie e.d. en werden afbeeldingen niet meer gelijk getoond. Het briefpapier kwam heel even en ging heeel snel weer weg… gelukkig.

Toen het eenmaal duidelijk werd dat brieven en e-mails iets anders werkten werden de smiley’s in e-mails ontzettend populair, maar daarin gingen sommige mensen toch iets te ver. Duizenden bewegende extra grote smiley’s worden eng.
Als je met iemand praat ga je ook niet dansen en gekke bekken trekken om de zin…
Na je 10de kan dit gewoon weg niet meer. Sorry :)

13. Link je linkjes in je e-mails

Hoe vaak komt het voor dat je een e-mail krijgt met de tekst ‘kijk snel op www.nu.nl’ of eigenlijk een andere site, want op dit voorbeeld komt menig internetgebruiker vaak genoeg. Het belangrijkste is: ik wil er op klikken! Ik wil het niet hoeven te kopiëren… kom op! Zorg dat het een linkje is, het is niet zo moeilijk.

14. Maak je e-mail leesbaar

Bron: Wikipedia

Tekst alleen is niet zo makkelijk om te lezen, er staren je minstens 10 e-mails aan die gelezen moeten worden, en als alles 1 lange brei van tekst is heb je meestal niet zoveel zin meer. We houden van scannen en de belangrijke punten eruit te halen. Help ons daar wat mee in je opmaak. Verdeel je vragen of punten eens in opties of gebruik eens de ‘Enter’ knop.

Zo hoorde ik laatst echt iemand zeggen dat ze de enterknop niet kende! Vandaar even voor de zekerheid de rechter afbeelding. Gooi een paar enters in je e-mail en alles leest toch gelijk een stuk makkelijker.

15. Ontvangstbevestiging, doe het niet

Je kunt in Outlook ervoor kiezen een ontvangstbevestiging in te stellen. Dit betekent dat telkens als je een e-mail verstuurt er ook een zogenaamd ‘ontvangstbevestiging’ wordt meegestuurd. Dit zorgt ervoor dat telkens als de ontvanger de e-mail opent hij of zij een melding krijgt tot dat diegene toegeeft de e-mail ontvangen te hebben. Daar krijgt de verstuurder dan weer een e-mail van.

Klinkt leuk… maar het zorgt wel voor irritatie bij de ontvanger. Die voelt nu extra druk om de mail te beantwoorden. In de praktijk zorg ik er dus voor dat ik elke keer nee zeg als de e-mail vraagt of hij al het ontvangstbevestiging mag versturen. Ik wil helemaal niet dat deze persoon al door heeft dat ik zijn of haar mail heb gelezen, je hebt er namelijk misschien de komende 2 dagen helemaal geen tijd voor of zin in.

16. Afwezigheidse-mails

Afwezigheids e-mails zijn hartstikke handig… maar verwijs nooit, maar dan ook nooit, naar een collega die ook afwezig is en dan weer een afwezigheidsbericht heeft wat naar jou verwijst!

Zeg ook nooit in je e-mail dat je morgen ziek bent, dat klinkt wel heel vreemd

En als je op vrijdags afwezig bent, zet dan niet in je out of office reply ‘Ik ben vandaag afwezig’, op maandagochtend om 8 uur krijgen mensen die reply namelijk nog steeds.

17. Save The Environment

Ik begrijp dat je als bedrijf milieuvriendelijk wilt overkomen maar eigenlijk vind ik het een beetje overdreven als ik opeens een groen boompje onderaan de e-mail zie met de tekst:

(Wel leuk, de Friese versie gebruiken als je het dan toch wilt doen.)

Ten eerste is het al wat vreemd om e-mail te printen. Voor sommige doeleinden zoals vergaderingen e.d.  is het natuurlijk handig, maar om nou naar iemand toe te lopen en het antwoord te geven tijdens het voorlezen van de e-mail… dan denk ik e-mail gewoon terug! Misschien is het sociaal bedoeld, maar vaak zijn het dan antwoorden die je alsnog moet uittypen.

En mocht je dan toch een e-mail uitprinten wees dan zo verstandig om niet alle handtekeningen en mail er onder mee te printen. Maar goed, dan nog vind ik dat mensen hier zelf over na moeten denken in plaats van mij er continue aan herinneren dat ‘ik’ eraan moet denken. Eigenlijk wil ik dan je e-mail 300 keer printen en op je bureau leggen uit frustratie…. maar dat zou wat kinderachtig zijn.

Nog een tip, gebruik je uitgeprinte e-mails die je niet meer gebruikt als kladpapier! Dat is pas milieuvriendelijk!

18. Verstuurd vanaf mijn iPhone

Wil je mij jaloers maken? Met elke e-mail…. Haal die standaard handtekening weg of verander hem! Ik hoef toch niet steeds te weten dat je e-mailt vanaf je iPad of iPhone, of zelfs welke model! Kom op zeg.. ik zet er toch ook niet onder: Verstuurd vanaf een laptop die af en toe niet wil doen wat ik doe en opeens een vreemd geluid maakt..
Dat is toch gewoon nutteloze informatie/reclame.

Het kan zijn dat iemand dit doet om zich vast te verontschuldigen voor eventuele spelfouten of kortafheid… maar volgens de gebruikers e-mailt het zo ontzettend fijn dat zo’n bericht dus helemaal niet nodig is  Conclusie: stel gewoon even een fatsoenlijke handtekening in.

19. Prioriteit geven aan alles

Prioriteit geven aan bepaalde e-mails is best handig. Zo weet ik precies dat deze e-mail extra belangrijk is en een snel antwoord vereist. Wacht even… ik heb 5 e-mails met hoge prio van dezelfde persoon? Volgens mij gebruikt iemand een knopje iets te vaak… dan valt het hele prio een beetje weg helaas.
Oh enne, van ‘SPOED’ in het onderwerp ga je niet meer werk in diezelfde tijd kunnen doen. Zeker niet wanneer het ‘SPOED’ mailtje en/of het mailtje met het mooie rode uitroepteken over het algemeen best nog wel een paar uurtjes kunnen wachten zonder dat er iemand dood neer valt of dat de wereld vergaat.

20. Spellingscontrole

Dit lijkt me vrij logisch, maar de e-mails die ik toch wel eens binnenkrijg… Dit geldt dus niet alleen voor grote mailings, lees ook gewoon eens je eigen mail na. En dan bedoel ik nog niet eens de ‘dt’ problemen, maar meer de:

ga iji ok ngo nar de stad vanaonvb?

Dus dat..

Conclusie

Uiteindelijk komt het hierop neer: communiceer kort, helder en bondig. Controleer je mail voor het versturen en gebruik geen onnodige fratsen. Begonnen bij een paar ‘irritaties’ zijn we uiteindelijk toch aan een hele lijst gekomen. Het was tijd om deze ergernissen eens op tafel te gooien, wat eruit is, is eruit. Mochten jullie het er niet mee eens zijn (bijvoorbeeld het feit dat wij bevestiging e-mails irritant vinden) of juist andere ergernissen weten, vul dit artikel maar aan.